Política de Tratamiento de Datos

RENTING COLOMBIA S.A.S. (la “Compañía”), establecimiento comercial, identificado con el NIT. 811.011.779-8, con domicilio principal en la dirección Carrera 52 # 14 – 30 Etapa 2, Oficina 340 Medellín, Colombia, línea gratuita nacional 01 8000 524 444, PBX (604) 514 44 44, correo electrónico servicio@rentingcolombia.com, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal. En cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, la Compañía adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. Normatividad Aplicable

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1074 de 2015
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

2. Contexto y Alcance

De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos. Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

En la Compañía, como responsables o encargados de la información, según sea el caso, contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros grupos de interés, y definimos procesos y políticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. La compañía recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de esta. Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, entre otras. Renting Colombia S.A.S. obtiene la autorización del titular de los datos a través de diferentes medios, como autorización escrita, verbal o por diferentes medios virtuales para las finalidades descritas en la presente política.

Así mismo, la Compañía, en el desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información. Se entenderán que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, la Compañía y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.

3. Destinatarios

La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales la Compañía realiza tratamiento de información personal.

4. Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de la Compañía.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra en razón a su fallecimiento.
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para la Compañía serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por la Compañía, ya sea directa o indirectamente.
• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios Rectores del Tratamiento de Datos Personales

La Compañía se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: la Compañía es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: la Compañía tratará los datos con una finalidad legítima.
• Principio de libertad: la Compañía tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En la Compañía está prohibido el tratamiento de datos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: la Compañía conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, la Compañía no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
• Principio de seguridad: la Compañía manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.

6. Autorizaciones

La Compañía solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento. El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas. En virtud de su naturaleza y objeto social, la Compañía recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La Compañía como operador de la franquicia de LOCALIZA RENT A CAR, solicitará autorización a los clientes vinculados a través de la franquicia, para transferir los datos personales, a nivel nacional e internacional, del titular a Localiza Rent a Car Brasil como franquiciante. La autorización que le otorgan los titulares de la información a la Compañía permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral 7 finalidades). La Compañía conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Así mismo, en la Compañía cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

• a. Datos sencibles: Para el tratamiento de datos sensibles, la Compañía informará al titular de los datos lo siguiente:
  • • Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
  • • Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
  • • Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
  • • La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
• b. Datos de niñis, niñas y adolescentes: La Compañía se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen. Para efectos de cumplir lo anterior, la Compañía actuará de conformidad con lo siguiente: Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales. Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes. Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este. La Compañía informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Finalidades

Las siguientes son las principales finalidades con las que la Compañía realiza el tratamiento de la información personal:

Clientes y/o usuarios

• Establecer, mantener y terminar la relación contractual.
• Cumplir y hacer cumplir las obligaciones derivadas de los contratos comerciales entre la Compañía y el cliente.
• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
• Entregar información a las entidades del Grupo Bancolombia para el ofrecimiento de campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros.
• Realizar la gestión de cobranza y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
• Compartir información del cliente a los aliados de la Compañía con el fin de acceder o redimir beneficios otorgados por la adquisición de bienes y servicios.
• Conocer la ubicación, geolocalización y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad, monitoreo, ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos y de mercado, financiera, incluyendo contactar al cliente para estos fines.
• Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA, con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
• Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados o productos vendidos.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.

Proveedores y aliados

• La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con la Compañía que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización.
• Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
• Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de la Compañía.
• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
• Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de la Compañía.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes

• Realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.
• Verificar la información personal, familiar, laboral, profesional e histórica de los candidatos que participan en los diferentes procesos de la Compañía, el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
• Realizar estadísticas demográficas, sociales y económicas y actualización de datos personales.
• Invitación a otros procesos de selección.
• Celebrar convenios con terceros que faciliten el cumplimiento de estas finalidades y cualquier otro fin legítimo que permita ejercer el cumplimiento de las finalidades definidas en esta política.

Empleados

• El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Entre las cuales resaltamos las siguientes:
• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
• Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
• Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.
• Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por la Compañía.
• Tratar la información de EL EMPLEADO con ocasión del relacionamiento de éste con los fondos de empleados, fondos mutuos de inversión, bancos, corredores de seguros, entidades relacionadas con el Grupo Bancolombia y cajas de compensación, u otros terceros que cumplan funciones similares a las de estas entidades, o que puedan ofrecer productos de interés a EL EMPLEADO y a las cuales EL EMPLEADO haya autorizado previamente para conocer su información.
• Tratándose de excolaboradores, la Compañía almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral, tales como consultas sobre antecedentes laborales y reputacionales.

Otros

• Realizar análisis de la satisfacción del cliente, las relaciones comerciales, de ventas, entre otros.
• Desarrollar actividades de mercadeo, publicidad, promoción y comunicación comercial relacionadas con la Compañía.
• Cumplir con la obligación legal de conservar registros de información de acuerdo con la normatividad vigente.
• Efectuar los análisis estadísticos y de comportamiento del mercado sobre productos, servicios y otras variables relacionadas con la actividad de la Compañía.

8. Almacenamiento de la Información

El almacenamiento de la información se realiza de manera física y/o digital en medios y ambientes que cuentan con los controles adecuados para la protección de los datos personales. Estos incluyen controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas en instalaciones propias y/o centros documentales administrados por terceros.

9. Duración del Tratamiento y Vigencia de las Bases de Datos

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por la Compañía durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

10. Derechos del Titular

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por la Compañía podrán:

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que la Compañía realiza sobre los datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por parte de la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
• Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que la Compañía presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Compañía.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

11. Deberes de RENTING COLOMBIA S.A.S

La Compañía, como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable la Compañía cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y demás lineamientos establecidos por la Compañía o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, la Compañía deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por la Compañía.
• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

12. Atención de Consultas, Quejas y Reclamos

a. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de la Compañía. La Compañía garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular. Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por la Compañía.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

b. Reclamos

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de la Compañía deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo los requisitos del artículo 15 de la misma ley.

c. Requisitos para Presentar un Reclamo

• Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
• Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
• Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
• Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, la Compañía entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando la Compañía no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga `en trámite` y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos. Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal, deberá tener en cuenta que la Compañía analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra la Compañía.

En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, la Compañía analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede. No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra la Compañía.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

d. Canales de Atención de Consultas, Quejas y Reclamos

• El correo electrónico servicio@rentingcolombia.com
• Área de Riesgos de Renting Colombia en la dirección: Carrera 52 # 14-30 Etapa 2, oficina 340, Medellín, Colombia.

13. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Eventualmente la Compañía, como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos. La Compañía está comprometida con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, la Compañía ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad. En aras de proteger la información, la Compañía verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

Relacionamiento con Terceros y/o Encargados

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, la Compañía velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

En atención a lo anterior, la Compañía, sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En este sentido, la Compañía podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.

14. Cookies

La Compañía en aras de mejorar su servicio en los sitios web y aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de los clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.

La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios, tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio.

15. Política y lineamientos complementarios y modificaciones de la presente política

En virtud, de la presente política, la Compañía podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientadas a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web www.rentingcolombia.com sección Política de Tratamiento de Datos o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

16. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación (25 de junio de 2024).